Công ty xuất nhập khẩu: Tối ưu Landed Cost trên Odoo

Bài viết bởi Huyền (HuyenTM) — chương trình Internship MerkTrans.

4 Khoản Tiền Rò Rỉ Do Chuỗi Cung Ứng Xuất Nhập Khẩu Quản Lý Rời Rạc

Một chuỗi cung ứng thương mại quốc tế đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa nhiều bên liên quan: forwarder, hãng tàu, cơ quan hải quan, kho bãi và ngân hàng. Khi dòng thông tin bị ngắt quãng, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với 4 tổn thất tài chính nặng nề:

Vốn lưu động bị chôn trong tồn kho sai lệch

Một hệ quả tất yếu khi dữ liệu kho vật lý và sổ sách kế toán không khớp nhau là nhà quản lý thường rơi vào thế bị động. Doanh nghiệp có xu hướng đặt dư hàng hóa "để dự phòng an toàn" khiến dòng vốn bị ứ đọng, hoặc rơi vào tình trạng thiếu hàng đột xuất phải trả chi phí vận chuyển hỏa tốc với giá cao.

Chi phí phát sinh không được phân bổ đúng vào giá vốn

Đây là điểm nghẽn nghiêm trọng nhất tại các công ty xuất nhập khẩu. Landed Cost - bao gồm thuế nhập khẩu, cước vận chuyển quốc tế (freight), phí bốc dỡ, lưu kho bãi (DEM/DET) - thường bị kế toán cộng gộp ước chừng sau khi hàng đã vào kho. Cách làm này dẫn đến việc giá vốn khai báo thấp hơn thực tế, định giá bán sai lầm và dẫn đến thua lỗ mà ban giám đốc không hề hay biết.

Lãng phí chi phí nhân sự do nhập liệu lặp lại

Một lô hàng nhập khẩu hiện nay trung bình bị nhập liệu lại tới ba lần: nhân viên thu mua tạo hợp đồng ngoại thương trên Excel, thủ kho kiểm đếm lập phiếu nhập kho riêng, và kế toán nhập lại hóa đơn vào phần mềm hạch toán. Quy trình thủ công này không chỉ tiêu tốn hàng trăm giờ công vô ích mà còn gia tăng tỷ lệ sai lệch số liệu giữa các bộ phận.

Đánh mất chi phí cơ hội vì thiếu số liệu thời gian thực

Không nắm được giá vốn thực tế theo thời gian thực (real-time), doanh nghiệp chậm chân trong việc điều chỉnh giá bán linh hoạt theo thị trường, gặp khó khăn khi đàm phán hợp đồng cung ứng lớn và thường chỉ phát hiện một lô hàng bị lỗ sau khi đã giao hàng và thanh toán hoàn tất.

Landed Cost Là Gì Và Vì Sao Phần Mềm Quản Lý Xuất Nhập Khẩu Là Lời Giải?

Landed Cost (chi phí cập kho) là tổng toàn bộ chi phí thực tế phát sinh để đưa một sản phẩm từ nhà cung cấp nước ngoài về đến kho nội địa sẵn sàng tiêu thụ hoặc đưa vào sản xuất.

Landed Cost = Giá Mua (FOB/EXW) + Cước Vận Chuyển + Bảo Hiểm Hàng Hóa + Thuế NK/VAT + Phí Thủ Tục & Local Charges

(nguồn: HCargo VN)

Vấn đề nan giải là các khoản chi phí cấu thành này đến từ nhiều nhà cung cấp dịch vụ logistics khác nhau, phát sinh ở nhiều thời điểm và tiền tệ khác biệt so với ngày hàng về kho.

Việc ứng dụng một phần mềm xuất nhập khẩu chuyên sâu như Odoo sẽ thay thế hoàn toàn bảng tính rời rạc bằng cơ chế phân bổ chi phí tự động, chính xác tuyệt đối tới từng SKU hàng hóa.

Tự Động Phân Bổ Chi Phí Cập Kho & Bảo Hiểm Hàng Hóa Xuất Nhập Khẩu Trên Odoo

Nền tảng ERP Odoo liên kết phân hệ Mua hàng (Purchase), Kho vận (Inventory) và Kế toán (Accounting) trên một cơ sở dữ liệu duy nhất, loại bỏ hoàn toàn việc nhập liệu trùng lặp.

5 Bước chuẩn hóa Landed Cost trong Odoo

1. Kích hoạt tính năng: Truy cập Kho vận > Cấu hình > Thiết lập > Định giá tồn kho > Chi phí về kho (Landed Costs).

2. Ghi nhận hóa đơn chi phí: Khi nhận hóa đơn từ hãng vận chuyển hoặc công ty bảo hiểm, tick chọn dịch vụ tương ứng là Chi phí về kho.

3. Liên kết phiếu giao nhận: Nhấn Tạo Chi phí về kho (Create Landed Costs) và chọn đúng phiếu nhập kho (Transfer) của lô hàng cần phân bổ.

4. Lựa chọn tiêu chí phân bổ: Tùy chọn phân bổ theo Giá trị (Current Cost), Số lượng (Quantity), Trọng lượng (Weight) hoặc Thể tích (Volume).

5. Thực hiện tính toán: Nhấn nút Tính toán (Compute), Odoo sẽ tự động điều chỉnh tăng giá vốn từng SKU và tạo bút toán kế toán tương ứng theo chuẩn mực kế toán.

Tích hợp bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu vào giá vốn

Khoản phí bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu thường chiếm tỷ lệ đáng kể trong các hợp đồng giá CIF/CIP. Thay vì phân bổ cào bằng, Odoo cho phép doanh nghiệp trích xuất chính xác giá trị bảo hiểm theo tỷ lệ giá trị thực của từng mặt hàng giá trị cao trong container hỗn hợp, đảm bảo phản ánh chuẩn xác lợi nhuận gộp của từng dòng sản phẩm.

Kết Hợp Phân Hệ WMS (Quản Lý Kho) Để Kiểm Soát Giá Trị Tồn Kho Real-Time

Tính năng Landed Cost chỉ phát huy tối đa sức mạnh khi được tích hợp đồng bộ với hệ thống WMS (quản lý kho) hiện đại.

• Báo cáo định giá tồn kho thời gian thực (Inventory Valuation): Cung cấp bức tranh toàn cảnh về giá trị hàng tồn kho tại từng thời điểm, theo dõi lịch sử biến động giá vốn sau mỗi lần điều chỉnh Landed Cost.

• Quản trị theo Lot/Serial Number: Giúp mỗi công ty xuất nhập khẩu truy xuất nguồn gốc từng lô hàng từ cảng về kho ngoại quan, kho trung chuyển đến điểm bán lẻ.

• Chuẩn hóa Master Data: Đảm bảo các thông số kỹ thuật (trọng lượng tịnh, thể tích CBM, quy cách đóng gói) được khai báo chuẩn xác ngay từ bước tạo SKU, tránh sai lệch khi hệ thống phân bổ chi phí.

Case Study: Ứng Dụng ERP Cho Công Ty Xuất Nhập Khẩu Nông Sản

Đối với một công ty xuất nhập khẩu nông sản, bài toán bảo quản và phân bổ chi phí logistics còn phức tạp hơn gấp bội do đặc tính container lạnh (Reefer), chi phí kiểm dịch thực vật và rủi ro hao hụt tự nhiên.

Thực trạng bài toán nghiệp vụ

Một doanh nghiệp chuyên xuất khẩu trái cây tươi sang thị trường Đông Bắc Á gặp tình trạng chi phí cước lạnh biến động mạnh theo tuần. Do tính giá vốn thủ công, bộ phận kinh doanh không cập nhật kịp giá thành dẫn tới việc ký kết các hợp đồng kỳ hạn bị lỗ biên lợi nhuận.

Hiệu quả sau khi số hóa

Sau khi chuẩn hóa quy trình phân bổ Landed Cost và quản lý kho:

• Tự động cộng dồn toàn bộ cước tàu, phí cắm điện container lạnh và phí bảo hiểm vào từng tấn nông sản xuất xưởng.

• Tỷ lệ sai lệch giá vốn giảm từ 8.5% xuống dưới 0.3%, giúp doanh nghiệp tự tin chào giá cạnh tranh trên thị trường quốc tế.

• Cắt giảm 60% thời gian chốt sổ đối soát tài chính cuối tháng giữa các phòng ban.

Lựa Chọn Đơn Vị Triển Khai Odoo Chuyên Nghiệp

Để xây dựng một hệ thống ERP vận hành trơn tru, việc tìm kiếm đối tác tư vấn và triển khai odoo có kinh nghiệm thực chiến trong ngành ngoại thương là yếu tố then chốt. Đơn vị đồng hành cần thấu hiểu sâu sắc các điều kiện thương mại quốc tế (Incoterms 2020), quy trình mở tờ khai hải quan cũng như hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam.

MERCTECHS | Software Consultancy

Kết Luận:

Kiểm soát chính xác giá vốn Landed Cost là nền tảng vững chắc giúp mọi công ty xuất nhập khẩu tối ưu hóa dòng tiền và gia tăng sức cạnh tranh. Nếu doanh nghiệp của bạn vẫn đang loay hoay với các bảng tính Excel rời rạc, hãy liên hệ ngay với Merctechs để được tư vấn lộ trình triển khai odoo toàn diện, chuẩn hóa chuỗi cung ứng ngay hôm nay!