6 dấu hiệu doanh nghiệp Việt đã 'quá tải' với cách quản lý cũ

Bài viết bởi Hân (HanTM) — chương trình Internship MerkTrans.

2.1 Mở bài

Nếu đội ngũ của bạn đang dành nhiều thời gian đối chiếu số liệu hơn là ra quyết định, rất có thể đó là dấu hiệu doanh nghiệp cần đổi phần mềm quản lý. Dưới đây là 6 dấu hiệu phổ biến mà MercTechs quan sát được ở các doanh nghiệp Việt trong giai đoạn mở rộng - từ những vấn đề dễ thấy đến một rủi ro âm thầm ít chủ doanh nghiệp để ý: bản quyền phần mềm thiết kế.

Dấu hiệu 1: Mỗi phòng ban giữ một kho dữ liệu riêng

Phòng kinh doanh lưu danh sách khách hàng trên file Excel cá nhân, kế toán ghi công nợ trên file khác, kho lại báo tồn qua tin nhắn. Không ai sai, nhưng khi cần một con số tổng hợp đó chính là doanh thu tháng, tồn kho thực tế, công nợ phải thu. Không một ai thực sự có câu trả lời khẳng định số nào đúng nhất.

Dữ liệu phân tán giữa các phòng ban khiến lãnh đạo mất hàng giờ mỗi tuần chỉ để tổng hợp lại một kết quả tổng quát, và thường kết quả đó đã cũ ngay khi vừa tổng hợp xong.

Dấu hiệu 2: Excel, Zalo, Email không còn bao quát hết quy trình

Excel vốn mạnh cho một người dùng, không được thiết kế để nhiều người cùng cập nhật một lúc. File bị ghi đè, công thức xóa nhầm, hai bản "final" và "final_v2" cùng tồn tại - đó là những nhược điểm quen thuộc của việc quản lý bằng file rời rạc.

Song song đó, phê duyệt qua tin nhắn hay email khiến công việc phụ thuộc vào việc ai đó có đang online hay không; một đơn hàng gấp có thể bị treo cả buổi chỉ vì người duyệt đang họp. Đây là biểu hiện rõ của một quy trình vận hành đã quá tải so với quy mô thực tế của doanh nghiệp. Từ đó, Odoo có thể giải quyết được …

Dấu hiệu 3: Phần mềm cũ, mỗi hệ thống một mảnh ghép rời rạc

Không ít doanh nghiệp đã đầu tư phần mềm, nhưng mỗi bộ phận dùng một hệ thống riêng: kế toán một phần mềm, bán hàng một phần mềm khác, chấm công nhân sự lại một công cụ khác - và không hệ thống nào kết hợp được với nhau. Nhân viên phải nhập liệu hai, ba lần cho cùng một nghiệp vụ.

Đây thường là lúc câu hỏi có nên triển khai ERP hay không bắt đầu được đặt ra một cách nghiêm túc, sau khi doanh nghiệp đã tốn không ít chi phí duy trì nhiều phần mềm lỗi thời mà hiệu quả vận hành vẫn không cải thiện. Từ dó, Odoo có thể giải quyết được bằng cách cung cấp cộng tác theo thời gian thực, tự động hóa quy trình phê duyệt và giao tiếp gắn liền với nghiệp vụ thông qua tính năng Chatter

Dấu hiệu 4: Dùng phần mềm thiết kế bản crack - rủi ro ít ai để ý

Khi doanh nghiệp mở rộng nhanh, đội marketing hoặc thiết kế nội bộ thường phải ra sản phẩm gấp: banner, catalogue, bản vẽ kỹ thuật, hồ sơ năng lực. Để tiết kiệm chi phí và thời gian, không ít nơi âm thầm dùng bản crack của Photoshop, CorelDRAW, AutoCAD hay SketchUp thay vì mua bản quyền, vì nghĩ đơn giản đây chỉ là công cụ nội bộ.

Phần mềm máy tính, bao gồm phần mềm thiết kế, là đối tượng được pháp luật Việt Nam bảo hộ quyền tác giả; việc sao chép và sử dụng phần mềm không có bản quyền trong hoạt động kinh doanh có thể bị xử phạt hành chính theo các quy định hiện hành về quyền tác giả. Ngoài rủi ro pháp lý, phần mềm không rõ nguồn gốc thường đi kèm nguy cơ bảo mật dữ liệu và không được nhà phát hành hỗ trợ, cập nhật - một rủi ro âm thầm nhưng có thể gây thiệt hại lớn hơn cả chi phí mua bản quyền ban đầu.

Link: Nguồn tham khảo

Quy định của Chính phủ về quyền tác giả, quyền liên quan đối với phần mềm máy tính -

Dấu hiệu 5: Ra quyết định chậm vì thiếu số liệu tức thời

Một dấu hiệu khác thường bị bỏ qua: lãnh đạo phải chờ vài ngày mới có báo cáo tổng hợp, trong khi thị trường thay đổi từng giờ. Vấn đề không nằm ở thiếu tính năng phần mềm, mà ở tốc độ ra quyết định - một hệ thống dữ liệu tập trung giúp số liệu cập nhật theo thời gian thực, thay vì phải chờ ai đó tổng hợp thủ công mỗi cuối ngày hoặc cuối tuần.

Dấu hiệu 6: Nhân sự rơi vào vòng xoáy đối chiếu, phê duyệt thủ công

Đây là dấu hiệu ảnh hưởng trực tiếp đến con người: kế toán mất nhiều giờ đối soát công nợ giữa các file, trưởng phòng vận hành hàng ngày lặp lại các công việc nhàm chán, mỗi ngày qua nhiều nhóm chat để duyệt từng đề xuất nhỏ. Năng lực đội ngũ - vốn nên dành cho phân tích và cải tiến - lại bị tiêu tốn vào những việc lặp đi lặp lại mỗi ngày tiêu tốn thời gian sáng tạo. Trong khi đó, doanh nghiệp có thể dùng thời gian đó để đưa ra nhiều ý tưởng tốt hơn.

2.8 Kết bài và CTA

6 dấu hiệu trên không xuất hiện cùng lúc ở mọi doanh nghiệp, nhưng chỉ cần lặp lại 2-3 dấu hiệu thường xuyên, đó đã là lúc nên xem xét nghiêm túc việc thay đổi cách quản lý - trước khi vấn đề trở thành rào cản tăng trưởng thực sự, hoặc tệ hơn là một rủi ro pháp lý mà doanh nghiệp không lường trước.

Một nền tảng như Odoo được nhiều doanh nghiệp Việt lựa chọn nhờ khả năng hợp nhất các nghiệp vụ - bán hàng, kho, kế toán, nhân sự - trên cùng một hệ thống, giúp giải quyết đồng thời nhiều dấu hiệu quá tải kể trên. Tìm hiểu thêm về nền tảng này qua bài "Odoo là gì?". *Bài 2 - Odoo là gì?

Bạn đã nhận ra doanh nghiệp mình đang gặp bao nhiêu trong số 6 dấu hiệu này? Nếu từ 2 dấu hiệu trở lên, đừng đợi đến khi quy trình trở nên tệ hơn mới bắt đầu tìm giải pháp. Tìm hiểu chi phí triển khai Odoo thực tế cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam để có cái nhìn cụ thể trước khi quyết định ngay tại đây

_-> đối Phần 5 viết dài hơn/ phần 4 viết ngắn lại/ sau mỗi đoạn đưa ra odoo giải quyết được cái gì

EEAAT